DECRETO Nº 794, DE 17 DE FEVEREIRO DE 1954
O Prefeito Municipal de Santo André, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 52, nº I, da lei Estadual nº 1, de 18 de setembro de 1947, e dando cumprimento no que dispõe o artigo 20 da Lei nº 743, de 29 de Dezembro de 1.952, D E C R E T A: T Í T U L O I DO RECEBIMENTO DE PAPÉISCAPÍTULO I
Atuação Art. 1º - Os papéis serão recebidos pela Secção de Comunicações sendo autuados desde logo. § Único – Os pedidos de reconsideração de despacho e demais cópias que se referirem a processo anterior, sobre o mesmo assunto, não constituirão novos processos. Art. 2º - Os documentos que constituírem processos serão reunidos em volume,cadeados e grampeados. § 1º - Quando apresentados com petição ou ofício, este ou aquela deverá procedê-la. § 2º - Em outros casos e de modo geral, será observada a ordem cronológica na coleção dos elementos componentes do processo. Art. 3º - de processos, quando areados por ofício, serão afixados, mediante termo, a autuação respectiva: solucionado o assunto, serão desapendados e restituídos no órgão de origem, lavrando-se termo desse ato. § Único – No caso de não haver ofício, a autuação será feita mediante folha em que se reproduzirão da capa do processo recebido, apondo-se-lhe o carimbo e data de entrada. Art. 4º - Todas as folhas de processo serão numeradas e rubricadas a tinta, mencionando-se nelas o número do processo, o que deverá ser feito pelo funcionário encarregado do estado do papel. § Único – A capa do processo constituirá a folha nº 1. T Í T U L O II DAS MUTAÇÕES ANTERIORES A AUTUAÇÃOCAPÍTULO I
Juntada de folha de informação Art. 5º - Haverá um único modelo de folha de informação em papel sem pauta. Art. 6º - A folha de informação, para ser anexada ao processo deverá ser numerada e rubricada a tinta, no canto superior direito, mencionando-se também o número do processo. Art. 7º - Quando ficar em branco apenas o espaço de um terço da página, o último funcionário que escrever nessa página adicionará um folha de informação em branco. Art. 8º - Na falta eventual da folha oficial de informação, poderá ser utilizada uma outra folha sem pauta, uma vez que se reproduzam nesta os dizeres impressos naquela.CAPÍTULO II
Juntada e desentranhamento de documentos Art. 9º - A juntada de documentos, após a autuação, obedecerá à ordem e data de apresentação da lavratura do termo respectivo. Art. 10 – A juntada ou desentranhamento de documentos, quer seja solicitada pela repartição encarregada do estudo do processo, quer seja feita à pedido do interessado, será sempre feita pela Secção de Comunicações. § 1º - o desentranhamento dependerá da autorização expressa do Prefeito ou do Diretor do Departamento dos Negócios Internos e Jurídicos. § 2º - Excetuam-se do disposto neste artigo, os desentranhamentos de plantas aprovadas e das respectivas escrituras do domínio, em processos de construção e de arruamento e loteamento já determinados, cuja providência compete ao Departamento de Obras e Serviços Municipais. § 3º - Não se considera juntada ou desentranhamento, a substituição de plantas e respectivos memoriais, determinada em processos de construção e de arruamento e loteamento. Art. 11 – Para fins de juntada ou desentranhamento, os processos serão, respectivamente, requisitados ou remetidos à secção de Comunicações, pela repartição onde os mesmos se encontrarem para estudo. Art. 12 – Feita a juntada ou desentranhamento, mediante recibo ou termo no processo, este será devolvido à repartição onde ele deva ter prosseguimento ou arquivando si for o caso e assim se tenha determinado. § Único – O arquivamento dependerá sempre de despacho do prefeito ou do Diretor do Departamento que tenha dado solução definitiva ao processo. Art.13 – Os documentos indispensáveis ao processo não poderão ser desentranhados, cabendo à parte interessada requere-los por certidão. § Único – A certidão, se convier, poderá ficar no processo substituindo o documento original e, nesta hipótese, lavrar-se-à o respectivo termo. CAPÍTULO III Juntada e desincorporação de processos Art. 14 – Entende-se por juntada de processos e incorporação de um a outro sobre o mesmo assunto e o mesmo interessado, obedecida a ordem cronológica, prevalecendo, para todos os efeitos, o número de processo anterior ou inicial. § Único – O processo juntado terá suas folhas enumeradas e rubricadas. Art. 15 – As juntadas, quando necessárias, serão feitas pelas dependências que requisitarem o processo a ser juntado, de acordo com as instruções em vigor. Art. 16 – Sob o número de processo que receber a juntada, na capa, será aposto, a tinta, e de maneira legível, separado por um traço horizontal, o número do processo, juntado, seguido do exercício. Art. 17 – Os termos a serem lavrado, transcritos ou por meio de carimbo, nos processos, em caso de juntada, são os seguintes. I – No processo que receber a juntada: Juntou-se a este processo o processo nº ..../.... Santo André, em .... de .......................de 195... (a). ........................................................................ II – No processo que for juntado: Juntou-se este processo ao processo nº ..../.... Santo André, em .... de ..................... de 195 ... ......................................................................... . Art. 18 – Em caso de desincorporação de processos, lavrar-se-ão termos em contraposição aos exemplificados nos números I e II do artigo anterior.CAPÍTULO IV
Apensamentos e desapensamentos de processos Art. 19 – Serão apensados os processos que constituírem matéria útil ao assunto de outro em andamento. § Único – O apensamento que será temporário, dar-se-á quando não houver prejuízo para a marcha do processo a ser apensamento e não bastar a juntada de cópia das peças esclarecedoras do assunto em debate. Art. 20 – Solucionado o assunto os processos serão arquivados separadamente, competindo então ao encarregado do Arquivo fiscalizar esse pormenor, no ato do arquivamento. Art. 21 – O funcionário que apensar ou desapensar anotará o fato em ambos os processos. Art. 22 – Os termos a serem lavrados, transcritos ou por meio de carimbo, nos processos, em caso de apensamento, são os seguintes: I – No processo que receber o apensamento: Apensou-se a este processo o processo nº ..../.... Santo André, em .... de ................... .....de 1.95..... ............................................................................ II – No processo que for apensado: Apensou-se este processo ao processo nº ..../.... Santo André, em .... de ...................... de 1.95 ..... Art. 23 – No caso de despensamento de um processo do outro, lavrar-se-ão termos em contraposição aos referidos nos itens I e II do artigo anterior. Art. 24 – O apensamento ou desapensamento de processos de outras repartições serão feitos mediante a lavratura de termos previstos nos artigos 22 e 23, salvo se se tratar de processos judiciais, porque nestes só em juízo se farão alterações.CAPÍTULO V
Requisição de processos Art. 25 – Os processos já arquivados deverão ser requisitados à seção de Comunicações, mediante pedido escrito, devidamente assinado e datado. Art. 26 – No caso de apensamento do processo requisitado a outro em andamento, deverá essa circunstância ser comunicada à Secção de Comunicações, para as devidas anotações. T Í T U L O III DO ESTUDO E SOLUÇÃO DOS PROCESSOSCAPÍTULO I
Informação Art. 27 – As informações deverão limitar-se ao assunto do processo e referir o que constar a respeito desse assunto, nos elementos de escrituração e arquivo, na legislação municipal, estadual e federal, bem como nas circulares e instruções em vigor, mencionando ainda as praxes estabelecidas. Art. 28 – Os termos da informação devem ser escritos por extenso e com clareza, ressalvado o uso de abreviaturas oficialmente adotadas. Art. 29 – Os termos da informação deverão ser conferidos pelo signatário da mesma, principalmente quando forem citados algarismos. Art. 30 – Toda informação será contra-assinada pelos Diretores e Chefes. Art. 31 – Se a informação não puder corresponder aos fins do processo, por falta de elementos, o informante indicará a fonte onde eles poderão ser obtidos. Art. 32 – Sempre que houver falhas nos processos, incorreções ou equívocos que devem ser retificados, serão os interessados chamados para satisfazer tais exigências. § Único – Os esclarecimentos deverão ser solicitados de uma só vez, de forma a se evitar manifestações parceladas das partes. Art. 33 – Os convites dirigidos aos interessados serão feitos pelas Secções competentes e expedidos pela Secção de Comunicações.CAPÍTULO II
Despacho Art. 34 – Todos os papéis, embora assinados, serão considerados de caráter reservado até a publicação ou afixação do despacho.CAPÍTULO III
Prazo Art. 35 – O expediente, salvo o de natureza urgente, será preparado dentro de cinco dias, contados da data de entrega dos papéis, com adiamento do que constituir matéria de estudo, a juízo dos Diretores Gerais. Art. 36 – No andamento dos papéis deverá ser observada a seguinte ordem de precedência: 1ª - Urgente 2ª - Papéis que não exigem estudo 3ª - Papéis que exigem estudo Art. 37 – A nota “urgente” só poderá ser lançada pelo Gabinete do Prefeito e Diretores Gerais de Departamento. § 1º - A nota, nas capas dos processos, será aposta no canto superior esquerdo e, noutros casos, junto ao despacho. § 2º - O “urgente”, será lançado mediante data e assinatura do funcionário autorizado a usá-lo, sem o que não será observado. Art. 38 – Em casos especialissimos os processos poderão ter andamento “em mãos”, comunicando-se à Secção de Comunicações a solução e sua localização final. § Único – O andamento de processos “em mãos” será dado a juízo e à vista de ordem expressa do Prefeito Municipal, ou dos Diretores Gerais de Departamento.CAPÍTULO IV
Encaminhamento Art. 39 – Depois da distribuição inicial pela Secção de Comunicações, os processos somente circularão em virtude de cota de encaminhamento, despacho interlocutório, ou em cumprimento de despacho resolutivo. Art. 40 – Deverá reduzir-se, o mais possível, o andamento dos processos, evitando-se encaminhamentos errados ou desnecessários. Art. 41 – Por informações verbais ou por providências mais rápidas e diretas, deverá evitar-se o andamento moroso dos processos. Art. 42 – Nenhum processo, ainda que leve simples “Visto”, ou “Confirmo” deverá ser encaminhado pelos Diretores ou Chefes sem a indicação do destino ou qual a providência a tomar. Art. 43 – As remessas de processos entre os Departamentos e demais dependências serão feitas mediante relação tríplice datilografada e assinada pelo responsável. § Único – Expedidos os processos com relação de remessa uma cópia com recibo deverá ser remetida imediatamente à Secção de Comunicações, que passará na cópia remetente. T Í T U L O IV DOS REQUISITADOS DIVERSOS E ZÊLO PELOS PROCESSOSCAPÍTULO I
Redação, forma e zelo Art. 44 – Deverá ser adotado o estilo usual na administração pública, em linguagem concisa, clara e satisfatória, restrita ao objeto em estudo. Art. 45 – Deverá ser usada a ortografia oficial. Art. 46 – As informações serão verbais ou escritas, sendo obrigatoriamente datilografadas quando excederem meia página. Art. 47 – Os pareceres e despachos fundamentais serão sempre datilografados, numerados e com cópia arquivada. § Único – Esses pareceres e despachos deverão ser registrados em ordem cronológica, fazendo-se índice remissivo dos mesmos, por ordem de assunto. Art. 48 – Nos processos a grafia deverá ser legível, e, se manuscrita, guardada a distância de 1 cm., mais ou menos, entre linhas seguidas, evitando-se emendas ou rasuras. Art. 49 – Deverão se escritas “por extenso”, e repetidas em algarismos, as quantias que figurarem em informações, pareceres e despachos. Art. 50 – A não ser o despacho ou distribuição inicial, não se deverá escrever nos ofícios e demais documentos constantes do processo cujas sobras de páginas serão inutilizadas. Art. 51 – Sem prejuízo dos casos de natureza urgente, os processos com capas dilaceradas não deverão circular; é indispensável sua remessa à Secção de Comunicações a fim de serem as capas substituídas. Art. 52 – Os processos com índices de mutilação ou adulterados não poderão transitar pelas dependências, devendo ser imediatamente remetidas aos Diretores para se apurarem as responsabilidades.CAPÍTULO II
Retificações Art. 53 – A anulação de palavras será feita por um traço em linha reta. § Único – Serão ressalvadas e assinadas as anulações entre linhas, bem como os acréscimos “em tempo”. Art. 54 – Os dizeres contidos na capa de um processo só poderão ser alterados pela Secção de Comunicações. § 1º – No caso de se notar engano na capa, as dependências encaminharão o processo aquela Secção para a necessária correção. § 2º - Quando houver outros defeitos de autuação será tomada igual providência.CAPÍTULO III
Data e Assinatura Art. 55 – A data abrange a designação da dependência dia, mês, ano, seguindo-se a ela a assinatura. Prefeitura Municipal de Santo André, em 17 de Fevereiro de 1954. FIORAVANTE ZAMPOL PREFEITO MUNICIPAL -o0o-