DECRETO Nº 11.823, DE 21 DE DEZEMBRO DE 1987

(Publ. “D. Grande ABC”, de 23.12.87, nº 6632, pág. 6B)

REVOGADO P/ DEC. 15.575/07

O Prefeito Municipal de Santo André, no uso de suas atribuições legais,

DECRETA:

DO SISTEMA “CONTROLE COMPUTADORIZADO DE

TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS”

Art. 1º - Fica instituído na Seção de Protocolo e Arquivo, o Sistema de “Controle Computadorizado de Tramitação de Processos”, que tem por finalidade dirigir a tramitação de processos, possibilitando o fornecimento de informações básicas quanto ao seguimento dos mesmos.

DOS PAPÉIS SUJEITOS A PROCESSAMENTO

Art. 2º - Sujeitam-se à formação de processo os papéis de ordem geral, considerados como pertencentes a tal categoria aqueles que devam transitar pelas diversas unidades da Prefeitura.

Art. 3º - Os papéis referidos no artigo anterior serão recebidos pela Seção de Protocolo e Arquivo, sendo autuados na data de seu respectivo ingresso.

Art. 4º - Estão excluídos da categoria mencionada no artigo 2º os documentos expedidos para formalizar atos de administração interna, para comunicação ou correspondência, bem como aqueles destinados à execução de atos administrativos, mediante formulários padronizados, com fluxos predeterminados.

Art. 5º - Os recursos interpostos perante a Administração Municipal serão anexadas aos respectivos processos, bem como os documentos que se destinem a dar-lhes continuidade.

DA AUTUAÇÃO

Art. 6º - Os documentos que virão a constituir-se em processo serão reunidos em volumes, capeados e acolchetados.

Parágrafo único – Quando os documentos forem apresentados com petição ou ofício, este deverá precedê-los, sendo que, como regra geral, há que ser observada a ordem cronológica dos elementos integrantes para a formação de processos.

Art. 7º - Os assuntos sobre os quais versam os processos serão codificados, a fim de facilitar a respectiva autuação, bem como as unidades administrativas da Administração Direta e Indireta, por onde tramitam os processos.

Art. 8º - Os processos serão classificados por assunto, diferenciados pela cor da capa, seguindo-se o seguinte sistema:

I – capa rosa: solicitações de munícipes, exceto aquelas referentes a obras particulares;

II – capa azul: todos os assuntos referentes a obras particulares;

III – capa verde: processos relacionados a obras públicas;

IV – capa amarela: assuntos internos da Administração.

Art. 9º - Todos os documentos que ingressarem na Prefeitura, destinados à formação de processos, estarão sujeitos ao pagamento da respectiva Taxa de Expediente, exceto aqueles que gozarem da isenção, atribuída segundo a legislação tributária em vigor.

REVOGADO P/ DEC. 12.334/89

Art. 10 – É vedada a formação de guichês, sendo que aqueles que tramitam pela Prefeitura, após a publicação deste decreto, deverão ser encaminhados à Seção de Protocolo e Arquivo, a fim de serem autuados de acordo com a nova sistemática.

DO CONTROLE DA TRAMITAÇÃO

Art. 11 – Após a distribuição inicial efetuada pela Seção de Protocolo e Arquivo, o processo somente tramitará por meio de cota de encaminhamento, despachos interlocutórios, informações ou em cumprimento a despacho resolutivo.

Art. 12 – O encaminhamento de qualquer processo dependerá da indicação de seu destino e da especificação da providência a ser adotada.

Art. 13 – Todos os servidores são responsáveis pelo processo, enquanto dele fizerem uso, independentemente do caráter ou lapso temporal de tal utilização.

Art. 14 – Todo servidor ao remeter ou receber um processo deverá preencher os campos correspondentes no formulário “Recibo de Processo”, do Sistema “Controle de Tramitação de Processo”, o qual servirá como comprovante de efetiva tramitação, ficando vetada a utilização de “Livro de Carga” para tal finalidade.

Art. 15 – Ficam extintos os controles de tramitação de processos existentes nas unidades administrativas da Prefeitura, após o completo cadastramento dos processos em tramitação, devendo a Seção de Organização e Métodos providenciar o desativamento de tais arquivos.

Art. 16 – As unidades administrativas da Prefeitura para localização de processos deverão consultar, por via telefônica, a Seção de Protocolo e Arquivo, que manterá um serviço de atendimento, durante o período de expediente.

DA JUNTADA E DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS

Art. 17 – A juntada de documentos, após a formação de processo, obedecerá à estrita ordem cronológica de apresentação dos mesmos, sempre precedida da lavratura do correspondente Termo de Juntada.

Art. 18 – O desentranhamento e a juntada de documentos serão sempre efetuados pela Seção de Protocolo e Arquivo, tanto na hipótese de solicitação proveniente de qualquer unidade administrativa como na de requerimento por parte de munícipes interessados.

Parágrafo único – Excetuam-se do disposto no “caput” deste artigo os documentos e plantas referentes a processos de obra em geral e loteamentos, que poderão ser processados na Secretaria de Obras e Planejamento Urbano, sem formulário próprio.

Art. 19 – Os documentos indispensáveis ao andamento do processo poderão ser desentranhados, mediante pedido justificado do interessado, paralisando-se, desde então, a sua tramitação até a devolução dos mesmos.

Art. 20 – Toda juntada de documentos será efetuada mediante pagamento de emolumentos, ressalvadas as isenções legalmente concedidas.

Art. 21 – São competentes para autorizar o desentranhamento de documentos os Secretários Municipais, bem como aquelas autoridades administrativas que, por força de lei, detenham a competência para proferir decisão nos respectivos processos.

DA JUNTADA DE PROCESSOS

Art. 22 – Juntada de processo constitui-se na incorporação de um expediente a outro, que verse sobre o mesmo assunto e o rumo interessado prevalecendo, para efeito de numeração, a mais antiga.

Parágrafo único – O processo juntado receberá nova numeração de folhas, seguindo a ordem do processo ao qual foi incorporado.

Art. 23 – A juntada de processos será efetuada exclusivamente pela Seção de Protocolo e Arquivo, cabendo aos Secretários, Diretores, Chefes de Divisão solicitarem tal providência.

Art. 24 – O apensamento consiste na justaposição de um processo (o apenso) a outro (o principal) mediante uso de colchetes e será efetuado pela Seção de Protocolo e Arquivo, quando o conhecimento do apensado se fizer necessário ao estudo e solução do principal, por guardarem entre si identidade ou conexão de assuntos.

§ 1º - Caberá à autoridade competente para proferir despachos no processo principal ordenar o apensamento de processo ou o seu desapensamento.

§ 2º - Não solicitado o desapensamento pela autoridade competente, caberá tal providência à Seção de Protocolo e Arquivo na ocasião do arquivamento do processo principal.

DA REQUISIÇÃO DE PROCESSOS ARQUIVADOS

Art. 25 – Os processos arquivados deverão ser requisitados mediante formulário “Requisição de Processo Arquivado”, corretamente preenchido e contendo a assinatura e carimbo de Secretário, Diretor, Chefe de Divisão ou Chefe de Seção.

Art. 26 – As requisições referidas no artigo anterior deverão ser atendidas no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas.

DOS CONTROLES E RELATÓRIOS GERENCIAIS

Art. 27 – Os relatórios de posicionamento de processos, número de processos em tramitação, arquivados ou assuntos correlatos, serão efetuados através de ofícios, assinados pelo Diretor ou Secretário, e encaminhados ao Departamento de Processamento de Dados.

DAS INFORMAÇÕES EM PROCESSOS

Art. 28 – As informações deverão limitar-se ao assunto do processo e referir-se ao que constar a respeito do mesmo nos elementos de escrituração e arquivo, na legislação municipal, estadual e federal, bem como nas circulares, normas e instruções em vigor.

Art. 29 – Toda informação fornecida deverá ser cientificada à chefia imediata ou, na ausência desta, ao superior mediato, o qual aporá sua assinatura.

Parágrafo único – Não estão sujeitas ao disposto no “caput” deste artigo as informações solicitadas dentro do próprio órgão.

Art. 30 – Salvo os casos destinados à ciência e anotações, ou outros de natureza especial, as consultas ou pedidos de informações entre as unidades administrativas da Prefeitura somente poderão ser efetuadas entre autoridades do mesmo nível hierárquico.

DOS PEDIDOS DE ESCLARECIMENTO

Art. 31 – A convocação de interessados, para o fim de prestarem esclarecimentos que se fizerem necessários, será procedida mediante o formulário “Aviso de Comparecimento”, codificado sob o nº 01.001.007.072.0, juntando-se ao processo e o respectivo comprovante de expedição e recebimento.

Art. 32 – Na hipótese de não comparecimento do interessado, será expedido novo aviso, informando-se ao mesmo que a reiteração de sua conduta implicará no arquivamento do respectivo processo.

Parágrafo único – Uma vez arquivado o processo, somente através da formação de novo expediente será permitida a apreciação do mesmo assunto pela Administração Municipal.

DOS DESPACHOS

Art. 33 – Todos os papéis, embora assinados, serão considerados de caráter reservado até a publicação de despacho resolutório no órgão oficial do Município.

Art. 34 – Todo despacho de autoridade superior que modifique orientação administrativa até então adotada para a matéria deverá ser levada ao conhecimento dos diretores, chefes e demais servidores interessados, não podendo ser arquivado o respectivo processo enquanto não satisfeita tal exigência.

Art. 35 – A designação da unidade a que se destina o processo será feita por extenso, bem como a identificação do subscritor de cota, informação ou parecer, que conterá, além da respectiva assinatura, a reprodução de seu nome completo, seguido da designação do cargo ou função exercida.

Parágrafo único – Somente serão declinados os cargos e funções que possuam existência legal, cabendo à Seção de Compras, quando da confecção do respectivo carimbo, exigir a apresentação da correspondente portaria.

DAS RETIFICAÇÕES

Art. 36 – A supressão de palavra será feita por traço em linha reta, ressalvadas e assinadas as supressões entre linhas, bem como os acréscimos “em tempo”.

Art. 37 – Os dizeres contidos na etiqueta de identificação do processo somente serão alterados pela Seção de Protocolo e Arquivo.

Parágrafo único – Na hipótese de se verificar equívoco na etiqueta de identificação ou falhas de processamento, o processo deverá ser encaminhado à Seção de Protocolo e Arquivo para retificação.

DA REDAÇÃO E OUTRAS FORMALIDADES

Art. 38 – Os pareceres e despachos fundamentados serão obrigatoriamente datilografados, numerados e com cópias arquivadas, no impresso de código 01.001.001.151.8.

Parágrafo único – Os despachos manuscritos deverão ser efetuados em folhas de informação pautadas, frente e verso.

Art. 39 – Serão escritas, por extenso, após sua representação numérica, as quantias inseridas em informações, pareceres e despachos.

Art. 40 – A inutilização do papel será feita por uma linha vertical que começará no início do espaço em branco até o final da página.

Art. 41 – Fica vetada a colocação de carimbos e anotações nas capas dos processos, exceto as prioridades determinadas pelos Secretários e pelo Gabinete do Prefeito.

Art. 42 – Os processos que se encontrem em mau estado de conservação deverão ser remetidos à Seção de Protocolo e Arquivo onde se procederá à respectiva restauração.

Art. 43 – A prioridade na tramitação dos processos será determinada em caráter preferencial pelo Prefeito e em caráter de urgência pelos Secretários e Diretores.

Parágrafo único – A anotação de prioridade será formalizada na capa do processo, ao lado esquerdo da etiqueta de identificação, por carimbo padronizado, medindo 30 mm x 45 mm, com a indicação da unidade administrativa que a determinou.

Art. 44 – Os processo de tramitação prioritária deverão ser encaminhados no prazo máximo de 3 (três) dias.

Art. 45 – O processo constituído na Seção de Protocolo e Arquivo deverá ser encaminhado até o dia seguinte à sua autuação.

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 46 – O Departamento de Processamento de Dados encaminhará à Divisão de Administração de Materiais a relação de impressos e documentos que deverão ser cancelados ou substituídos por novos modelos, integrantes do sistema instituído por este decreto.

Art. 47 – Os responsáveis pelas unidades administrativas responderão pelas irregularidades apresentadas nos processos, praticadas no seu órgão ou noticiados pelos seus subordinados.

Art. 48 – As normas e procedimentos relativos à autuação, controle de tramitação de processos de exercícios passados, atendimento de tramitação de processos, desarquivamento de processos e desentranhamento de documentos serão fixados pela Secretaria de Administração e publicadas no órgão oficial do Município.

Art. 49 - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente aquelas contidas no Decreto nº 3.335, de 29 de setembro de 1966, e Decreto nº 4.590, de 01 de julho de 1969.

Prefeitura Municipal de Santo André, em 21 de dezembro de 1987.

DR. NEWTON BRANDÃO

PREFEITO MUNICIPAL