DECRETO Nº 14.664, DE 17 DE JULHO DE 2001

VIDE DEC. 16.588/14

REGULAMENTA o Regime de Adiantamento para pagamento de despesas, instituído pela Lei nº 6.668, de 29 de junho de 1990.

CELSO AUGUSTO DANIEL, Prefeito do Município de Santo André, Estado de São Paulo, no uso e gozo de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a necessidade de restringir a aplicação do Regime de Adiantamento apenas aos casos excepcionais, que de fato demandem tal procedimento especial;

CONSIDERANDO a necessidade de rever o processamento dos pedidos de adiantamento, adequando-o à nova realidade organizacional dos órgãos deste Executivo, e

CONSIDERANDO o que consta dos autos do Processo Administrativo nº 26.911/98-3 e 2.786/01-8,

DECRETA:

Art. 1º - O regime de adiantamento instituído pela Lei nº 6.668, de 29 de junho de 1990, fica regulamentado nos termos deste decreto.

CAPÍTULO I

DO PROCESSO DE ADIANTAMENTO

SEÇÃO I – DO REGIME

Art. 2º - O Regime de Adiantamento consiste na entrega de numerário ao servidor, sempre precedido de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

§ 1º - Consideram-se despesas que não podem subordinar-se ao processo normal de aplicação, aquelas cuja excepcionalidade e urgência tornem inviável a espera pela ultimação dos procedimentos licitatórios, ainda que através de dispensa, nos termos do artigo 24, inciso IV da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, ou que, independentemente da urgência, se enquadrem nas hipóteses previstas nos incisos I, alíneas “a”, “e”, “f” e “g”, III, IV, IX, e X do artigo 3º deste decreto.

§ 2º - A concessão do adiantamento, em qualquer hipótese, não exonera os responsáveis da observância das disposições da legislação federal referente a licitações, com as alterações posteriores, aplicáveis ao caso.

seção ii – das hipóteses

Art. 3º - As hipóteses de adiantamento previstas em lei, são as definidas a seguir:

I – despesas de pequeno vulto: aquelas de pronto pagamento, destinadas exclusivamente ao atendimento de necessidades imediatas, tais como:

transporte urbano;

serviços postais não previstos em contrato preexistente;

encadernações, artigos de escritório, desenho, impressos e papéis, em quantidades restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;

artigos farmacêuticos, laboratoriais, hospitalares, higiene e limpeza, em quantidade restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;

refeições rápidas;

despesas de atendimento de caráter assistencial à população carente, assim entendidas aquelas destinadas a atender eventuais necessidades advindas de situação de vulnerabilidade temporária;

serviços de autenticação e reconhecimento de firmas.

II – despesas com a manutenção de bens móveis: aquelas destinadas a pequenos consertos, reparos de veículos, máquinas, equipamentos, móveis e utensílios, cuja demora possa causar ônus para o serviço público, e desde que não haja contrato de manutenção;

III – despesas com conservação e adaptação de bens imóveis: aquelas destinadas a pequenos consertos, reparos e adaptações em imóveis públicos, cuja demora possa comprometer a integridade física de pessoas ou prejudicar a execução de serviços públicos;

IV – despesas com a participação de servidores em cursos e congressos necessários ao desempenho de suas atribuições: aquelas destinadas a possibilitar a freqüência de servidores públicos em eventos de desenvolvimento de formação profissional, visando ao seu treinamento e aquisição de conhecimentos técnicos aplicáveis às suas atribuições funcionais;

V – despesas com viagens temporárias, diárias e ajuda de custo de servidores no interesse da administração: aquelas destinadas a atender despesas com a aquisição de bilhete ou passagem de transporte, necessários ao deslocamento de servidor para destino diverso do Município, Estado ou País e seu respectivo regresso, e atendimento as despesas com translados, alimentação e estadia de servidor municipal, quando em viagem de interesse do Município;

VI – despesas com organização de eventos científicos, culturais ou esportivos, quando a Municipalidade os promover ou deles participar: aquelas necessárias à consecução dos eventos científicos, culturais ou esportivos em que a municipalidade promover ou participar;

VII – despesas com recepções/homenagens: aquelas destinadas a recepcionar e homenagear pessoas em visitas oficiais ou protocolares ao Município, para tratar de interesse na municipalidade;

VIII – despesas com comemorações de datas cívicas e festivas: aquelas destinadas a atender gastos necessários à realização de eventos oficiais decorrentes de comemorações de datas cívicas e festivas constantes da programação oficial da municipalidade;

IX – despesas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais: aquelas destinadas a atender, nos prazos legais, as determinações judiciais em feitos de interesse da municipalidade;

X – despesas com representação do Município: aquelas destinadas a atender gastos efetuados pelo Prefeito Municipal, Vice Prefeito ou pelos Secretários Municipais e Subprefeito de Paranapiacaba e Parque Andreense, quando estiverem representando o Município em atos oficiais ou protocolares, no Município ou fora dele;

XI – despesas de natureza excepcional, devidamente justificadas e expressamente ratificadas pelos Secretários da Unidade Orçamentária, ou previamente autorizadas pelo Prefeito, quando for o caso: aquelas não elencadas nos demais itens, desde que atendidos os requisitos legais.

Art. 4º - As solicitações de adiantamento de que tratam os incisos I, alíneas “c” e “d”, II, III, do artigo anterior somente serão concedidas para materiais e serviços quando devidamente justificada a urgência do atendimento pela área requisitante, analisada previamente pela Coordenadoria de Controle Interno, e:

comprovado documentalmente através de consulta ao Sistema de Materiais a insuficiência de saldo de material, ou a inexistência de contrato através do qual seja viável a inclusão do serviço;

atestado que não há solicitação em andamento, ou, se houver, seja devidamente justificada pela área requisitante a urgência no atendimento;

Parágrafo único – Poderão ser solicitados sem finalidade específica, não sendo necessária a justificativa e análise, citada no “caput” deste artigo:

os adiantamento fundamentados nos incisos I, II e III do artigo 3º, destinados às unidades educacionais da Secretaria de Educação e Formação Profissional – SEFP e unidades de atendimento à população da Secretaria de Inclusão Social e Habitação – SISH, que não ultrapassem o valor equivalente a 700 FMP’s, por unidade, ao mês;

os adiantamentos fundamentados nos incisos I, alínea “d”, II e III do artigo 3º, destinados às Unidades de Atendimento da Secretaria de Saúde, que não ultrapassem o valor de 700 FMP, por Unidade ao mês, com exceção do Centro Hospitalar, que não poderá ultrapassar o valor de 2.100 FMP’s ao mês.

I – nestes casos, na prestação de contas, deverão ser juntados os documentos hábeis à comprovação da despesa, conforme artigo 14.

seção iii – dos pedidos

Art. 5º - Os pedidos de adiantamento devem ser solicitados através de formulário próprio, conforme modelo estabelecido pela Secretaria de Finanças, preenchido de forma clara, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, contendo os seguintes requisitos:

I – nome, identificação funcional, cargo ou função, telefone ou ramal e lotação do servidor requisitante;

II – importância solicitada em valor numérico e por extenso;

III – finalidade para o que se destina;

IV – justificativa de urgência, exceto para as hipóteses previstas nos incisos I, alíneas “a”, “e” e “f”, IV, IX e X do artigo 3º deste decreto.

V – número do inciso correspondente à destinação do adiantamento, da dotação da despesa a ser onerada, projeto e prazo previsto para a prestação de contas;

VI – data, assinatura e carimbo do solicitante e superior imediato;

VII – parecer da Gerência de Planejamento e Desenvolvimento de Pessoal, quando se tratar do inciso IV do artigo 3º;

VIII – demonstração através de consulta no sistema de materiais, imprimindo documento hábil, no qual fique demonstrada a insuficiência do material ou inexistência do serviço;

IX – análise conclusiva da Coordenadoria de Controle Interno;

X – autorização nos termos do artigo 13 deste decreto;

XI – Declarações da Lei Complementar Federal 101/2000.

Parágrafo único – Os adiantamentos, em nenhuma hipótese, poderão ter aplicação diversa da finalidade prevista no respectivo pedido.

Art. 6º - Os pedidos de adiantamento serão processados da seguinte forma:

I – o servidor deverá preencher a solicitação de adiantamento até o campo correspondente ao inciso X do artigo 5º deste decreto;

II – nos casos do inciso IV do artigo 3º, a solicitação deverá ser encaminhada à Gerência de Planejamento e Desenvolvimento de Pessoal, para providências;

III – após o preenchimento, o solicitante encaminhará a solicitação ao Setor de Protocolo para formação de processo;

IV – após a formação o processo será encaminhado à Coordenadoria do Controle Interno, que atestará no ato se o solicitante está apto a receber a adiantamento;

V – após autorização o processo deverá ser encaminhado à Gerência de Materiais ou Gerência de Planejamento, Materiais, Almoxarifado e Patrimônio correspondente, para empenho.

Art. 7º - É vedada a concessão de adiantamento para:

I – atender a despesas já realizadas, assim entendidas aquelas realizadas antes do empenho, exceto em casos de óbito, quando não houver tempo hábil para a solicitação prévia;

II – servidor em alcance;

III – responsável por 02 (dois) adiantamentos;

IV – servidor com férias ou licenças programadas para o mês subsequente.

seção iv – do pagamento

Art. 8º - Os pagamentos dos adiantamentos serão efetuados da seguinte forma:

I – para os processos de pagamento recebidos na Gerência de Contabilidade até as 10h00 (dez horas), o numerário estará a disposição do solicitante no mesmo dia, até as 16h00 (dezesseis horas);

II – para os processos recebidos após o horário acima, o numerário estará à disposição no dia seguinte, até as 16h00 (dezesseis horas).

Art. 9º - Os valores adiantados enquanto não utilizados devem ser mantidos em conta corrente especial aberta junto ao posto de atendimento bancário da Prefeitura Municipal de Santo André, informando em formulário

próprio, abertura de conta corrente.

§ 1º - A conta corrente aberta será para exclusiva movimentação do valor adiantado, respondendo o solicitante por todos os ônus pela má utilização da conta.

§ 2º - Não se aplica o disposto no “caput” deste artigo, as despesas efetuadas fora do Município ou integralmente despendidas de imediato.

Art. 10 – Em eventos dos quais participarem mais de um servidor é facultada, a critério da unidade solicitante, a concessão de adiantamento a qualquer um deles para atendimento da totalidade das despesas, não isentando, entretanto, a co-responsabilidade de todos à prestação de contas.

Art. 11 – Cabe ao Prefeito, Vice-Prefeito e Secretários Municipais, designarem, expressamente, subordinados imediatos e de sua confiança, para responsabilizarem-se por adiantamentos destinados às suas despesas.

Parágrafo único – A delegação facultada no “caput” não examine os outorgantes da co-responsabilidade.

seção v – dos limites

Art. 12 – Os adiantamentos ficam limitados às seguintes importâncias:

I – despesas de pequeno vultos: até o valor equivalente a 1.600 (um mil e seiscentas) – FMP’s;

II – manutenção de bens móveis: até o valor equivalente a 2.700 (duas mil e setecentas) FMP’s;

III – conservação e adaptação de bens imóveis: até o valor equivalente a 5.000 (cinco mil) FMP’s;

IV – as demais hipóteses contidas no artigo 3º não sofrerão limitações, devendo o solicitante, entretanto, anexar estimativa das despesas necessárias.

seção vi – da autorização

Art. 13 – Os pedidos de adiantamento serão autorizados:

I – pelo Diretor da área a que estiver subordinado o servidor, quando não ultrapassarem o valor equivalente a 1.600 (uma mil e seiscentas) FMP’s;

II – pelo Secretário da pasta ou subprefeito a que estiver subordinado o servidor, quando não ultrapassarem o valor equivalente a 5.000 (cinco mil) FMP’s;

III – pelo Prefeito Municipal, em conjunto com o Secretário da área ou Subprefeito, quando:

o valor for superior a 5.000 (cinco mil) FMP’s;

solicitados para fazer face as despesas com viagens temporárias de servidores no interesse da administração.

CAPÍTULO II

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

SEÇÃO I – DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 14 – Efetivado o pagamento, a Gerência de Contabilidade remeterá o processo administrativo à unidade solicitante, a fim de que o responsável pelo adiantamento formalize a prestação de contas, nos prazos fixados no presente Decreto.

§ 1º - O processo de prestação de contas será encaminhado à Coordenadoria de Controle Interno - SF, mediante juntada dos seguintes documentos:

I – comprovantes, revestidos das formalidades legais, tais como:

documentos fiscais de emissão obrigatória;

recibos de pagamento, quando a operação envolver pessoas ou entidades dispensadas, por lei, da emissão de documentos fiscais;

bilhete de passagem no caso de viagens.

II – recibo de depósito em conta corrente especial, conforme artigo 9º deste decreto;

III – guia de recolhimento do saldo, se houver.

§ 2º - Consideram-se revestidos das formalidades legais os comprovantes, no original, que contenham, no mínimo, os seguintes elementos, sem emendas ou rasuras:

I – data de emissão;

II – descrição do serviço contratado ou mercadoria adquirida que, neste caso, especificará quantidade e valores unitários e total;

III – qualificação do fornecedor;

IV – sendo caso, chancela, carimbo ou autenticação mecânica apostos no documento;

§ 3º - Exceto no caso do inciso I “c” do parágrafo 1º deste artigo, os comprovantes de despesa serão emitidos em nome da Prefeitura.

§ 4º - Para as despesas constantes no artigo 3º, inciso IX, deste decreto, poderão ser aceitos cópias dos comprovantes de despesas emitidas em nome da Prefeitura, do próprio solicitante ou, ainda, pessoa diversa deste, desde que diretamente ligada à Secretaria de Assuntos Jurídicos, e devidamente atestada por superior imediato.

§ 5º - Para as despesas de pronto pagamento, cujo valor seja inferior a 25 (vinte e cinco) FMP’s, quando não tenha sido possível obter comprovante, deverá ser elaborada relação específica, indicando-se a data, a natureza, a circunstância e o local onde tenha ocorrido cada uma delas.

Art. 15 – É vedado ao solicitante do adiantamento efetuar o pagamento a si próprio.

Parágrafo único – A proibição de que trata o “caput” entende-se aos co-responsáveis pelo adiantamento.

Art. 16 – O responsável pelo adiantamento responde integralmente por tributos incidentes nas despesas realizadas e para as quais deixar de:

I – obter documento fiscal hábil;

II – reter ou recolher tributos, quando estiver obrigado por força de lei.

Art. 17 – O responsável pelo adiantamento formalizará termo de quitação dos comprovantes de despesa, incorrendo em falta funcional o servidor que prestar declaração falsa.

seção ii – da formalização

Art. 18 – A prestação de contas será juntada ao processo administrativo correspondente ao adiantamento, com relatório circunstanciado constando:

I – nome do responsável;

II – número do processo;

III – valor adiantado;

IV – valor das despesas efetuadas;

V – saldo a devolver, se houver;

VI – data da retirada do numerário da Tesouraria;

VII – data prevista para a prestação de contas:

VIII – relação das despesas efetuadas pela data, em ordem cronológica;

IX – identificação de cada despesa, com comprovante anexado devidamente atestado no verso;

X – termo de quitação;

XI – número de guia de recolhimento do saldo, se houver; e

XII – data, assinatura e carimbo do responsável pelo adiantamento, com visto de seu superior hierárquico.

Art. 19 – Não serão considerados para prestação de contas, os comprovantes de despesas que:

I – apresentarem rasuras, emendas ou alterações que prejudiquem a clareza e exatidão, sem a necessária ressalva por autoridade competente;

II – não forem emitidos em nome da Prefeitura, exceto nos casos elencados no artigo 14, parágrafo 1º, I, “c” e parágrafo 4º;

III – estiverem em desacordo com a legislação fiscal pertinente.

Art. 20 – Cumpre ao responsável pelo adiantamento fazer a entrega do processo administrativo correspondente, devidamente formalizado com a respectiva prestação de contas, à Coordenadoria de Controle Interno.

Parágrafo único – Havendo saldo a devolver, deverá o responsável pelo adiantamento:

I – providenciar guia de recolhimento junto à área requisitante;

II – efetuar o pagamento no local indicado (Banco ou Tesouraria), conforme artigos 29 e 30 deste decreto.

Art. 21 – As prestações de contas dos adiantamentos concedidos para despesas com recepções e homenagens, quando os recibos se referirem a cardápios especiais ou coquetéis, serão instruídas com os seguintes documentos:

I – orçamento prévio acompanhado do cardápio solicitado;

II – autorização expressa da autoridade administrativa responsável pela concessão do adiantamento, para a promoção das refeições; e

III – relação nominal e detalhada das pessoas que participaram da recepção ou homenagem.

§ 1º - Ao Prefeito Municipal compete a solicitação de adiantamento para as despesas com recepções e homenagens que integram o calendário oficial do Município.

§ 2º - Na impossibilidade do atendimento do disposto no inciso I, do presente artigo, os documentos fiscais deverão estar acompanhados dos pedidos, para que seja configurado e analisado o cardápio servido, aperitivos e bebidas consumidas.

§ 3º - Não se aplicam as exigências nos incisos II e II deste artigo para as despesas com refeições e cardápios oferecidos às autoridades em visita ao Município, quando tratar-se de assuntos de interesse municipal, que serão comprovadas através de documentos fiscais pertinentes, identificação das autoridades recepcionadas e motivo da visita.

seção iii – dos prazos

Art. 22 – A prestação de contas dos adiantamentos deve ser efetuada junto à Coordenadoria do Controle Interno, nos seguintes prazos:

I – 30 (trinta) dias para as despesas do artigo 3º, incisos I, II, III e IX;

II – 10 (dez) dias úteis para as despesas contidas nos demais incisos do artigo 3º.

seção iv – do exame e da aprovação

Art. 23 – À Coordenadoria de Controle Interno compete examinar as prestações de contas, ficando autorizada a convocar o responsável pelo adiantamento para esclarecimento de dúvidas tais como:

I – exatidão aritmética e monetária;

II – legitimidade da documentação apresentada.

§ 1º - A convocação de que trata o “caput” será realizada mediante notificação no processo.

§ 2º - Ao servidor que não comparecer quando convocado sem justificativa, estará impedido de novo adiantamento.

Art. 24 – À Coordenadoria de Controle Interno competirá análise final da prestação de contas, adotando-se as medidas pertinentes, dentre elas:

I – determinar o recolhimento de importância a ser ressarcida aos cofres Municipais, decorrentes da rejeição total ou parcial das contas apresentadas;

II – solicitar a instauração de procedimento disciplinar;

III – considerar cumprida a prestação de contas, determinando o arquivamento do processo.

seção v – do ressarcimento

Art. 25 – Decorridos 30 (trinta) dias dos prazos previstos para a prestação de contas, bem como nos casos em que forem as contas consideradas total ou parcialmente irregulares, inclusive pela aplicação diversa da finalidade da que o adiantamento fora destinado, acarretará ao responsável:

I – o desconto, em folha de pagamento, do valor a ser ressarcido aos cofres públicos, atualizados monetariamente, mediante autorização prévia;

II – incidência de juros moratórios, em caráter indenizatório, de ,05% (meio por cento) ao mês ou fração.

§ 1º - A autorização para desconto em folha em caso de não cumprimento do artigo 22, será preenchida e autorizada em formulário específico, no ato do recebimento do adiantamento.

§ 2º - Fica respeitado o limite de desconto mensal, estabelecido no Estatuto dos Servidores Públicos Municipais.

seção vi – do alcance

Art. 26 – O alcance caracteriza-se pela não prestação de contas nos prazos estabelecidos no artigo 22, deste decreto, ou pela rejeição das contas apresentadas.

§ 1º - Considera-se efetivada a prestação de contas quando da entrega dos documentos conforme artigo 14 deste Decreto;

§ 2º - A Coordenadoria de Controle Interno terá o prazo de 10 (dez) dias úteis para apreciação dos documentos apresentados na prestação de contas, após o que o servidor poderá ser considerado em alcance caso sejam rejeitados total ou parcialmente os documentos apresentados.

Art. 27 – Cessará o alcance quando regularizada a prestação de contas.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 28 – Os recolhimentos dos saldos de adiantamento serão escriturados como:

I – despesas a anular, quando realizadas no mesmo exercício fiscal;

II – receita eventual, quando realizadas no exercício fiscal subsequente.

Art. 29 – Os recolhimentos decorrentes dos saldos de adiantamento escrituráveis como “Anulação de Despesa” serão procedidos mediante guia própria, emitida pela área requisitante, junto ao posto de atendimento bancário da Prefeitura Municipal de Santo André.

Art. 30 – Os recolhimentos decorrentes dos saldos de adiantamento escrituráveis como “Receitas Eventuais” ou “juros de mora e multa de outras origens”, serão efetuados por guia própria emitida pela Gerência de Contabilidade junto ao estabelecimento bancário designado.

Art. 31 – Cumpre à Secretaria de Assuntos Jurídicos dirimir as dúvidas e casos omissos que advierem da execução das normas previstas neste Decreto.

Art. 32 - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto nº 14.199, de 24 de setembro de 1998.

Prefeitura Municipal de Santo André, em 17 de julho de 2001.

ENGº. CELSO DANIEL

PREFEITO MUNICIPAL

MARCELA BELIC CHERUBINE

SECRETÁRIA DE ASSUNTOS JURÍDICOS

MARCIO DE ANDRADE BELLISOMI

SECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

SÉRGIO VITAL E SILVA

SECRETÁRIO DE FINANÇAS

Registrado e digitado no Gabinete do Prefeito, na mesma data e publicado.

GILBERTO CARVALHO

SECRETÁRIO DE GOVERNO