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ATO
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Nº
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09
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DE
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25
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DE
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JULHO
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DE
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2019
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PUBLICADO:
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Diário do Grande ABC
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Nº
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17.688
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Data
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31
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07
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2019
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Caderno:
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Empregos e Oportunidades
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Pag.
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05
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A Mesa da Câmara Municipal, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 22 da Lei Orgânica do Município de Santo André, promulga o seguinte
ATO Nº 9, DE 25/7/2019
DISPÕE SOBRE O ARQUIVO PÚBLICO, OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SUA GESTÃO, O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA CÂMARA MUNICIPAL DE SANTO ANDRÉ E DEFINE NORMAS PARA A AVALIAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
CONSIDERANDO, a manifestação da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso;
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO que ao Poder Legislativo Municipal cabe a definição dos critérios de organização e vinculação do Arquivo Público da Câmara, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
CONSIDERANDO as disposições da Resolução nº 6, de 10 de junho de 2019, que instituiu o Arquivo Público da Câmara Municipal de Santo André;
CONSIDERANDO a necessidade de se definirem critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos do Poder Legislativo Municipal, sem prejuízo da salvaguarda dos processos legislativos, atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional.
SEÇÃO I
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal de Santo André, constantes dos Anexos I e II deste Ato, como instrumentos fundamentais da implementação da gestão documental.
§ 1º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
§ 2º É dever da Câmara Municipal a gestão de documentos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.
SEÇÃO II
DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Art. 2º São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara Municipal de Santo André no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas.
Parágrafo único. A Câmara Municipal de Santo André garantirá acesso aos documentos de arquivo, nos termos da legislação vigente.
Art. 3º Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:
I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;
II - consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que os tenham produzido, recebido ou acumulado;
III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 4º Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Câmara Municipal de Santo André;
II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação legislativa e administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
SEÇÃO III
DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 5º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção, recebimento ou acumulação.
Art. 6º O Plano de Classificação de Documentos atribui para cada série documental um código numérico de classificação.
§ 1º Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.
§ 2º O código de classificação da série documental é a referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação:
I - função;
II - subfunção;
III - atividade;
IV - série documental.
SEÇÃO IV
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Art. 7º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Art. 8º A Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal deve indicar para cada série documental que compõe o Plano de Classificação, os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
§ 1º Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º Para cada série documental deverão ser registrados, a título de observações, os atos legais e as razões de natureza legislativa ou administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento.
Art. 9º Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido;
II - unidade com atribuições de arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.
Parágrafo único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal de Santo André.
Art. 10 Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.
III - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.
SEÇÃO V
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA
Art. 11 A eliminação de documentos da Câmara Municipal é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos neste Ato.
Art. 12 Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal, será realizada mediante autorização do Arquivo Público da Câmara Municipal.
Art. 13 Os registros nas “Caixas Arquivo” serão feitos por meio de etiqueta padrão, conforme modelo constante do Anexo III, que faz parte integrante deste Ato.
Art. 14 A Comissão de Avaliação de Documentos, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, fará publicar no DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO OU JORNAL OFICIAL OU JORNAL DE CIRCULAÇÃO LOCAL o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo IV, que faz parte integrante deste Ato.
§ 1º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados.
§ 2º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.
§ 3º Ao termo do prazo constante no parágrafo anterior, e, caso não sejam relatados impedimentos para a eliminação documental, deverá ser elaborado o “Edital de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante no Anexo VI, que faz parte integrante deste ato.
Art. 15 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Listagem de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo V, que faz parte integrante deste Ato.
Art. 16 O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio da "Listagem de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante do Anexo VII, que faz parte integrante deste Ato.
Parágrafo único. O "Termo de Eliminação de Documentos" será arquivado no Arquivo Público da Câmara Municipal para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
Art. 17 Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas amostragens para guarda permanente.
Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.
Art. 18 A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações.
Parágrafo único. Os documentos em suporte-papel poderão ser doados nos termos da legislação vigente.
SEÇÃO VI
DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS
Art. 19 São considerados documentos de guarda permanente:
§ 1º Os indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos, que serão definitivamente preservados;
§ 2º Todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara Municipal até o ano de 1950.
Art. 20 Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser recolhidos ao Arquivo Público da Câmara Municipal.
Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Público da Câmara Municipal, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.
Art. 21 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.
SEÇÃO VII
DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 22 A Comissão de Avaliação de Documentos é um grupo permanente e multidisciplinar instituído no âmbito da Câmara Municipal nos termos da Portaria nº 612 de 14 de setembro de 2018, responsável pela elaboração e aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo único. A Comissão de Avaliação de Documentos deverá propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, conforme o disposto no parágrafo único do artigo 17 deste Ato.
Art. 23 À Comissão de Avaliação de Documentos caberá consultar, em caso de dúvida, a Diretoria Legislativa da Câmara Municipal acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Câmara Municipal figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 24 À Comissão de Avaliação de Documentos caberá a atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das funções e atividades da Câmara Municipal.
§ 1º As propostas de revisão ou atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal deverão ser encaminhadas ao Arquivo Público da Câmara Municipal para aprovação e posteriormente oficializadas.
§ 2º Ao Arquivo Público da Câmara Municipal caberá o reexame, a qualquer tempo, do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.
SEÇÃO VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 As transferências e os recolhimentos deverão obedecer aos cronogramas definidos pelo próprio Arquivo Público da Câmara Municipal.
Art. 26 As disposições deste Ato aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 27 Os anexos I a VIII parte integrante deste Ato estarão disponíveis no endereço eletrônico www.cmsandre.sp.gov.br, no link “intranet – Atos”.
Art. 28 Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Câmara Municipal de Santo André, 25 de julho de 2019, 466º ano da fundação da cidade.
PEDRO LUIZ MATTOS CANHASSI BOTARO
Presidente
FRANCISCO DUARTE DE LIMA
1º Secretário
RONALDO DE CASTRO
2º Secretário
Registrado e digitado na Coordenadoria de Comunicações Administrativas na mesma data, e publicado.
JAIR EMÍDIO BARBOSA
Diretor Geral